3eme journée 2/09/16 Un guide anti-gaspis proposé par l'approche Lean "L’horloge tourne,et moi, tranquille je prends mon temps"

3 juin 2016

JOUR 3 : 2 septembre 2016 9h30/17h30 (repas pris en charge par DFAM 03)
Lieu : Exploitation de Madame Elisabeth Grad-La Petite Borde Theneuille 03350 Theneuille

Suivi du plan d’action et approfondissement
Matin :
- Mesurer le travail parcouru et le travail qu’il reste à parcourir
- Identifier les ressources nécessaires pour avancer dans le plan d’action
- Echanges, tour de table suivi du plan d’action, évaluation de l’impact éco, technique humain des changements mis en place.

Après-midi : Visite en élevage

Mise en situation à partir d’une expérience concrète de gestion du temps dans une exploitation :trouver l'inspiration sur une autre exploitation, pour changer ses propres pratiques sur son exploitation.
- Présentation de l’expérience menée par l' exploitante "volontaire".
- Suivi de son plan d'action -sa mise en place, les outils, méthodes et astuces. Bilan :points positifs, difficultés rencontrées, points à améliorer. Méthodes pédagogiques et moyens matériels : Analyse de l'exploitation sous l'angle de l'organisation du travail en lien avec le contenu des deux premiers jours de la formation : travail d'astreinte, pénibilité, parcours, bureau Echanges constructifs entre stagiaires et formateurs -

Encadrement Sophie Marçot BTPL Bureau Technique de Promotion Laitière (Poursuite possible : accompagnement individuel ou poursuite de la démarche collective.)

Au fil de témoignages issus du terrain, de conseils, par des jeux (Tangram), des supports photos et vidéo, Sophie Marçot, consultante au BTPL (Bureau technique de la promotion laitière) nous a proposé la découverte de quelques principes du « LEAN MANAGEMENT » (lean = maigre en anglais), une pratique d’amélioration et d’optimisation pour chasser tous les gaspillages qui pénalisent l’efficacité et la performance de l’exploitation.

Chaque tâche se décompose en deux temps : un temps effectif valorisé et un temps gaspillé qui ne génère pas de valeur ajoutée ! Sophie Marçot nous a guidées pour tenter de résoudre une équation qui nous paraît impossible ..et pourtant ! Chasser et agir sur ces gaspillages de temps par l’approche LEAN.

Contexte : Je (l’agriculteur) suis débordé, surchargé de travail, je cumule les tâches, astreinte, quotidien, imprévus, je cours après le temps …
J’assiste à la formation organisée par Dfam 03 parce que j’ai décidé de prendre le temps de gagner du temps sur mon exploitation…
Il s’agit d’identifier quelques astuces, quelques pratiques peu coûteuses mais efficaces qui permettront à l’horloge de mon exploitation de s’égrener plus doucement, plus sereinement.

Solutions pour résoudre l’équation

Je me pose les bonnes questions :
-Je dispose de moyens de production, de matériel, de bâtiments, de main d’œuvre
-je fais un diagnostic des points faibles et points forts de mon exploitation.
Comment parvenir à une optimisation maximale ?
Dans quel but ? Pour quoi ? Que faire de ce temps « libéré » ?
Pour modifier mon temps ou mon volume de travail, mes conditions de travail ?
Tangram ou casse-tête chinois utilisé
comme matériel d'évaluation de la communication
Pour plus travailler encore ? Mieux travailler ? Profiter de mes proches ? Prendre du temps pour moi ? M'occuper de moi !
Je décide que « ça va changer » même si c’est inconfortable !
Et si ça ne dépendait que de moi ? Quels leviers d’action ? Quels objectifs ? Quel plan d’action ?

OPTIMISATION de mon mode de fonctionnement

Ergonomie -Une place pour chaque chose, chaque chose à sa place !
Un mode d’organisation et de rangement efficace et partagé.
-Trier, ranger, classer, ne conserver que ce qui est nécessaire pour améliorer le confort et la sécurité : que ce soit le matériel, le petit matériel à portée de la main (pour ne pas chercher ou racheter la fourche ou le thermomètre par exemple ), le courrier, les papiers administratifs mais aussi la boite mail.
-Pourquoi ne pas écrire ou expliquer photos à l’appui, les règles de fonctionnement, les procédures, les consignes ou repères à donner à un associé ou à un salarié : les étapes de la traite, la préparation et la quantité d’aliments à distribuer, horaires, planning…

-Réfléchir à chaque déplacement au sein de la ferme, soit optimiser ses trajets à pied ou en tracteur, penser aux passages d’homme, aux barrières canadiennes, aux portillons : un diagramme « spaghetti » des déplacements sur la ferme prend en considération tous les allers et retours et peut permettre de voir comment les limiter.

ORGANISATION

-Investir dans un bureau, espace professionnel et Quartier Général de l’exploitation, lumineux, confortable, bien équipé, fonctionnel, connecté, les murs comme espaces d’affichages. On peut créer une liste décharge –mémoire de tous les numéros importants de l’exploitation (SIRET, Pacage, MSA, numéros comptes bancaires, téléphones et adresse mail des vétérinaires, principaux fournisseurs…).

-On peut utiliser l’ordinateur, le 2eme écran en bureau étendu, le dictaphone, l’appareil photo du téléphone portable pour sauvegarder des numéros de boucle, des étiquettes, des références.

GESTION DES PRIORITES
quand il y en a trop…il n’y en a plus vraiment
-URGENT ou IMPORTANT ?-
« Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va » Sénèque
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important » alors si c’est à la fois urgent et important, on aurait certainement dû et pu anticiper !

Savoir dire "non" en sachant expliquer pourquoi : faire un break, prendre du recul pour être ensuite plus productif et plus motivé : on dit oui aux autres, oui à tout pour faire plaisir, pour l'image que l'on veut donner... MAIS n'est-ce pas parfois se dire non à soi-même ?

Les mots clés relevés par le groupe d'agricultrices participant à la formation.

Se fixer de vrais objectifs
[SMART EP]
Spécifique, défini de manière rigoureuse
Mesurable en terme de quantité, qualité temps, argent
Accepté par l’équipe, les associés
Réaliste, pas trop ambitieux
déterminé dans le Temps
Ecrit
Positif et

Mettre en place un plan d’action structuré et planifié (des éléments concrets, opérationnels)
-Pourquoi ? Donner du sens à ce qui va être fait : but et finalité
-Quoi ? Quelles actions ? Qui ? Avec qui ?
-Comment ? Avec quels moyens, quel budget ?
-Quand ? Date précise de début et de fin
-Quels critères de réussite ?
-Ne pas procrastiner, déléguer, s’associer ou partager du matériel, pour se ressourcer, recharger ses batteries, respecter sa vie privée, se trouver un meilleur équilibre, prendre du temps pour soi et pour les autres.

CULTIVER LA COMMUNICATION ET LE RELATIONNEL
Qu’est-ce que l’autre a compris ?
-Echanger, donner du feedback, des signes de reconnaissance, être en congruence avec soi-même (montrer un alignement cohérent entre ce que l’on ressent et les actions que l’on mène)
-Ecouter activement, penser que nous n’avons pas tous les mêmes cadres de référence, des filtres liés à sa vie personnelle, sa propre culture par exemple...etc

Attention on ne vous dit pas que l'on peut maîtriser le temps qui passe mais on peut décider de comment on l'utilise ! Chacun a des objectifs différents et donc aura recours à des solutions différentes :
"Gagner du temps ce n'est pas piocher une idee dans un gros catalogue de solutions gain de temps mais c'est identifier une problématique puis se fixer un objectif et seulement après, identifier la ou les solutions qui vous rapprocheront de votre objectif. " Sophie Marçot

A vous d’agir et de mettre quelques-unes de ces règles en pratique et tout ira certainement moins vite !
Un transfert de savoir-faire et être Lean à concrétiser sur le terrain, dans l’exploitation d’une des participantes portée volontaire pour la troisième journée de formation début septembre : un vrai défi pour prendre le pouvoir sur le Temps !